Adressbuch (Kunden & Lieferanten)
Das Adressbuch verwaltet Kunden, Lieferanten und Interessenten an einem Ort — inklusive vollständiger Kontakthistorie und aller zugehörigen Dokumente.
Drei Kontakt-Typen
- Kunde — kann in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen ausgewählt werden.
- Lieferant — wählbar bei Eingangsbelegen.
- Interessent — noch keine echte Geschäftsbeziehung, aber bereits protokollierte Erstanfrage/erstes Angebot möglich, ohne die Kunden-/Lieferantenliste zu vermischen.
Ein Kontakt kann auch mehrere Rollen gleichzeitig haben (z. B. Kunde UND Lieferant). Die Checkbox „Zahlt grundsätzlich in Vorkasse" ist reine Information für den eigenen Arbeitsablauf.
Kontaktdetailseite
Neben Adresse und Kontaktdaten zeigt die Detailseite eines Kontakts:
- Ansprechpartner — beliebig viele, mit Name, Position und eigenen Kontaktdaten.
- Offene Projekte — falls vorhanden, mit direktem Link.
- Kontakthistorie — siehe unten.
- Dokumente — frei hochladbare Dateien (z. B. ein unterschriebener Vertrag), unabhängig von Belegen/Rechnungen.
Kontakthistorie: automatisch UND manuell
Die Kontakthistorie führt zwei Quellen in einer einzigen Zeitleiste zusammen:
- Automatisch: jedes an diesen Kontakt gerichtete Angebot, jede Rechnung, jeder Auftrag und jeder Lieferschein erscheint automatisch mit Datum und Direktlink — ohne dass du dafür etwas eintragen musst.
- Manuell protokolliert: über „+ Kontakt protokollieren" lässt sich zusätzlich ein Telefonat, eine E-Mail oder ein persönliches Gespräch mit Kanal, Betreff und Notiz festhalten — optional einem bestimmten Ansprechpartner zugeordnet.
So entsteht ohne zusätzlichen Aufwand eine vollständige Historie je Kunde — ideal, um sich vor einem Anruf schnell einen Überblick zu verschaffen, auch ganz ohne separates CRM.
Optional: Verknüpfung mit HubSpot
Ist HubSpot angebunden (siehe Kapitel „HubSpot-Anbindung"), lässt sich ein Kontakt zusätzlich mit der passenden HubSpot-Firma verknüpfen — rein optional, kein eigenständiges CRM ist dafür Voraussetzung.