HubSpot-Anbindung
HubSpot ist für Kontare komplett optional — das eigene Adressbuch deckt Kunden-/Lieferantenverwaltung vollständig ab (siehe Kapitel „Adressbuch"). Diese Schnittstelle richtet sich ausschließlich an Firmen, die HubSpot bereits parallel als Marketing-/Vertriebs-CRM einsetzen und Firmendaten nicht doppelt in zwei Systemen pflegen möchten.
Was die Schnittstelle macht
- Ein Geschäftspartner im Kontare-Adressbuch lässt sich mit einem bestehenden HubSpot-Unternehmen verknüpfen (Suche direkt im Adressbuch).
- Nach der Verknüpfung führt ein Direktlink aus Kontare sofort zum Unternehmen in HubSpot.
- Bei jeder finalisierten Ausgangsrechnung schreibt Kontare automatisch Rechnungsdatum und -betrag auf das verknüpfte HubSpot-Unternehmen zurück (zwei eigene Felder) — Vertrieb/Marketing sieht damit ohne manuelles Nachpflegen, wann zuletzt abgerechnet wurde.
- Reiner Lese-/Schreibzugriff auf HubSpot-Unternehmen („Companies") — keine Kontakte, keine Deals, keine E-Mails.
Grenzen hängen vom HubSpot-Paket ab
Was maximal möglich ist, hängt vom gebuchten HubSpot-Paket ab (Free/ Starter/Professional/Enterprise), nicht von Kontare selbst — Kontare nutzt nur die normale HubSpot-API. Relevant vor allem:
- Eigene Felder („Custom Properties"): Kontare legt 2 eigene Felder auf dem HubSpot-Unternehmen an. Diese zählen zum Gesamtkontingent, das HubSpot pro Account vergibt — im kostenlosen Plan ist dieses Kontingent klein und kann bereits durch andere Felder aufgebraucht sein. Reicht das Kontingent nicht mehr, schlägt lediglich das automatische Zurückschreiben fehl — alles andere in Kontare funktioniert unverändert weiter.
- Anzahl Unternehmen/Kontakte, API-Limits und Nutzerzahl sind ebenfalls paketabhängig und ändern sich bei HubSpot regelmäßig — aktuelle Werte stehen im eigenen HubSpot-Account.
Verbindung einrichten
Ein HubSpot-Service-Schlüssel (Private-App-Token) wird in HubSpot selbst erzeugt: oben rechts „Profil & Einstellungen" → „Integrationen" → „Service-Schlüssel" → „Neuen Service-Schlüssel erstellen". Der Schlüssel wird anschließend hier unter Einstellungen → HubSpot hinterlegt.