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E-Rechnung versenden & empfangen (XRechnung, ZUGFeRD)

Kontare unterstützt E-Rechnungen in beiden gängigen deutschen Formaten — ohne dass du dafür eigene Postfach-Zugangsdaten bei Kontare hinterlegen musst.

Formate im Überblick

PDF — die klassische, für Menschen lesbare Rechnung.
XRechnung — rein maschinenlesbares XML-Format, u. a. für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben.
ZUGFeRD — ein normales PDF mit eingebetteter Rechnungs-XML, für Menschen UND Maschinen gleichzeitig lesbar.

Voraussetzung: vollständige Anschrift für E-Rechnungen XRechnung und ZUGFeRD verlangen eine maschinenlesbare, in Straße/PLZ/Ort aufgeteilte Absenderadresse. Ist diese unter Einstellungen → Firmendaten nicht ausgefüllt, lässt sich keine E-Rechnung exportieren.

Versenden

Auf der Rechnungs-Detailseite über „Per E-Mail versenden" öffnet sich ein Dialog: Empfänger-Adresse eintragen, gewünschte(s) Format(e) als Checkbox auswählen (auch mehrere gleichzeitig möglich, z. B. PDF und XRechnung) und optional eine eigene Nachricht ergänzen.

Der Versand läuft automatisch über eine zentral verifizierte Kontare-Adresse — beim Empfänger erscheint trotzdem dein Firmenname als Absender, ohne dass du eigene Zugangsdaten hinterlegen musst. Antwortet ein Kunde auf die E-Mail, landet die Antwort bei der unter Einstellungen → E-Rechnung hinterlegten Antwort-Adresse — ohne diese Angabe ist keine Antwort an dich möglich.

Alternativ lässt sich das Rechnungs-PDF (oder XRechnung/ZUGFeRD) jederzeit direkt herunterladen (Button „Mehr" auf der Detailseite) und über das eigene E-Mail-Programm versenden.

Empfangen (Eingangsrechnungen)

Für den Empfang bekommt jede Kontare-Instanz eine eigene, feste Empfangsadresse (unter Einstellungen → E-Rechnung einsehbar) — Eingangs rechnungen einfach vom eigenen Postfach dorthin weiterleiten oder direkt an Lieferanten weitergeben. Jeder Anhang (PDF, XRechnung oder ZUGFeRD) landet automatisch als unbearbeiteter Beleg unter „Belege", zum Fertigstellen bereit (siehe Kapitel „Belege erfassen").

Der automatische E-Mail-Empfang ist technisch vorbereitet, aber noch nicht scharf geschaltet — die angezeigte Adresse aktiviert sich automatisch, sobald das zentrale Kontare-Mail-Gateway bereitsteht. Bis dahin lassen sich Eingangsrechnungen wie gewohnt manuell unter „Belege" hochladen.