Aufträge verwalten
Ein Auftrag begleitet eine Leistung von der Ausführung bis zur (ggf. mehrfachen) Abrechnung — anders als eine Rechnung, die einen Vorgang sofort vollständig abschließt.
Neuen Auftrag anlegen
Unter Verkauf → Aufträge → + Neuer Auftrag wählst du einen Kunden und trägst die Positionen ein — genau wie bei Angeboten und Rechnungen, inklusive Artikel-Suche im Beschreibungsfeld und Netto-/Brutto-Umschalter.
Interner Auftrag (kein Kunde)
Über die Checkbox „Interner Auftrag" lässt sich ein Auftrag ganz ohne Kunden anlegen — z. B. für eine Reparatur am eigenen Mietgerät. Ein interner Auftrag lässt sich strukturell nie abrechnen (auch nicht versehentlich per direktem Aufruf der Abrechnen-Funktion) und erscheint automatisch in der Dokumenthistorie eines betroffenen Mietgeräts.
Schnellerfassung: Zeiterfassung & KM-Abrechnung
Sind einem Nutzer unter Benutzerverwaltung ein Zeiterfassungs- und/oder Fahrzeug-Artikel zugeordnet (siehe Kapitel „Nutzer & Rollen verwalten"), erscheinen zwei Buttons direkt über der Positions-Tabelle: Zeiterfassung und KM-Abrechnung. Ein Klick fügt den hinterlegten Artikel automatisch als Position ein — ideal für Monteure, die direkt vor Ort am Smartphone erfassen.
Formulare direkt am Auftrag ausfüllen
Über „Formular hinzufügen" lässt sich eine hinterlegte Formularvorlage (siehe Kapitel „Formularvorlagen & PDF-Editor") direkt am Auftrag öffnen, ausfüllen und — bei Bedarf inklusive Unterschriftenfeld für Kunde und Monteur — abschließen. Praktisch für Abnahme- oder Prüfprotokolle direkt beim Kundentermin.
Mietgeräte am Auftrag ausgeben & zurücknehmen
Enthält ein Auftrag eine Position mit einem Vermiet-Artikel, erscheint automatisch ein Vermietung-Kasten: Gerät auswählen, geplanten Zeitraum eintragen und die tatsächliche Ausgabe bzw. Rückgabe erfassen. Details dazu im Kapitel „Mietgeräte/-gegenstände verwalten".
Teilweise oder vollständig abrechnen
Ein Auftrag zeigt je Position einen eigenen Abrechnungsstatus. Über „Teilabrechnung erstellen" wählst du aus, welche Positionen jetzt in eine Rechnung übernommen werden sollen — der Rest bleibt offen und lässt sich später in einer weiteren (Teil-)Rechnung abrechnen. Der Gesamtstatus des Auftrags wechselt dabei automatisch zwischen Offen, Teilweise abgerechnet und Abgerechnet.
Zusätzlich lässt sich aus einem Auftrag heraus direkt ein Lieferschein erstellen (siehe Kapitel „Lieferscheine").