Von einem Altsystem umsteigen (Datenimport)

Ein Systemwechsel gelingt am reibungslosesten, wenn die Vorbereitung vor dem eigentlichen Datenimport passiert. Diese Checkliste führt dich in vier Phasen durch den kompletten Umstieg — vom Export im alten System bis zur endgültigen Kündigung.

Phase 1 — Im alten System vorbereiten

• Alle Stammdaten exportieren: Kunden, Lieferanten und Artikel als CSV.
• Alle Bewegungsdaten exportieren: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Belege (Eingang & Ausgang) als CSV.
• Original-PDFs aller Rechnungen/Angebote/Belege herunterladen. Kontare erzeugt für importierte Dokumente KEINE neuen PDFs — das Original aus dem alten System bleibt das rechtsgültige Dokument und wird nach dem CSV-Import separat hochgeladen (siehe Phase 3).
• Die zuletzt vergebene Nummer je Nummernkreis notieren: letzte Rechnungsnummer, Angebotsnummer, Lieferscheinnummer, Belegnummer. Wichtig für eine GoBD-konforme, lückenlose Fortführung in Kontare (siehe Phase 2).
• Offene Posten dokumentieren: welche Rechnungen sind noch unbezahlt, welche Angebote/Aufträge noch nicht abgeschlossen.
• Bankumsätze/Kontoauszüge exportieren, falls du sie weiterhin brauchst (z. B. für einen späteren MT940-Import in Kontare).
• Kündigungsfrist des Altsystems prüfen und notieren — noch nicht kündigen (siehe Phase 4).

Phase 2 — Kontare vorbereiten (bevor der Import beginnt)

• Firmendaten vollständig ausfüllen: Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Bankverbindung, Logo.
• Kontenrahmen (SKR03/SKR04) bewusst wählen — nach der ersten Buchung nicht mehr änderbar.
• Kleinunternehmer-Status (§19 UStG) korrekt setzen, bevor die erste Rechnung gedruckt oder der erste Ausgangsbeleg erfasst wird — danach ist diese Einstellung final und nur noch über den Support änderbar.
• Nummernkreise anlegen und auf die in Phase 1 notierte letzte Nummer des Altsystems fortsetzen, statt bei 1 neu zu beginnen.
• Nutzer & Rollen für dein Team anlegen.

Phase 3 — Datenübernahme durchführen

• Reihenfolge einhalten: zuerst Kunden/Lieferanten importieren (werden von allen anderen Datentypen referenziert), danach Artikel, dann Anlagegüter, danach Angebote/Aufträge/Lieferscheine/Rechnungen/Belege.
• CSV-Dateien bereitstellen — Trennzeichen und Zeichenkodierung werden automatisch erkannt. Je Import-Lauf maximal 5 MB bzw. 5.000 Zeilen — größere Exporte in mehrere Dateien aufteilen.
• Spaltenzuordnung im Import-Assistenten prüfen (die Vorschau zeigt 5 Beispielzeilen deiner Datei) — Kontare schlägt anhand der Spaltennamen bereits eine Zuordnung vor.
• Am besten zuerst mit einer kleinen Testmenge starten: jeder Import-Lauf lässt sich vollständig rückgängig machen, falls etwas nicht passt.
• Nach dem Datenimport: Original-PDFs aus Phase 1 als ZIP hochladen — die Dateinamen müssen der jeweiligen Rechnungs-/Beleg-/Angebotsnummer entsprechen, damit Kontare sie automatisch zuordnet.

Gut zu wissen bei der Datenübernahme

• Angebote und Aufträge werden beim Import als eine zusammengefasste Position je Dokument übernommen (die meisten Altsysteme exportieren keine Positionspreise einzeln).
• Lieferscheine werden ohne Preise importiert.
• Bei importierten Rechnungen bleibt das Feld "Bezahlt am" leer, auch wenn der Status als "bezahlt" übernommen wurde — es entsteht dabei kein echter Zahlungseingang in Kontare.

Phase 4 — Nach dem Import

• Stichprobenartig einzelne Datensätze mit dem Altsystem vergleichen (Beträge, Kundendaten, Belegnummern).
• Offene Rechnungen/Angebote aus Phase 1 in Kontare weiterführen.
• Eine Übergangszeit einplanen, in der das Altsystem parallel erhalten bleibt, bis alles verifiziert ist.
• Den in Phase 1 erstellten Altsystem-Export sicher archivieren — unabhängig von einer späteren Kündigung, wegen der 10-jährigen GoBD-Aufbewahrungspflicht.
• Erst jetzt das Altsystem kündigen (Kündigungsfrist aus Phase 1 beachten).
• Kunden/Lieferanten informieren, falls sich z. B. deine Bankverbindung oder Rechnungsadresse geändert hat.

Fragen zum Datenimport beantwortet dir gerne der Kontare-Support über das Ticket-System direkt in deiner Instanz.